深藏若虛

Slack 溝通指南

Slack Communication Guide

前言

因為疫情影響,現在工作環境改為 WFH 已久。以往辦公室直接面對面溝通的方式,在這個環境下就難以達成。

儘管有仰賴 Discord 或 Zoom 之類的工具,建立起數個語音頻道。但在實務上仍有許多缺點,例如:

  • 正在進行的對話時,常被外來者打斷
  • 無法像實體環境下因遠距而有聲量大小差異,所以任何有關與無關的對話都讓自己難以專注
  • 因為一片沈默或怕打斷他人專注狀態而不敢發言,導致溝通頻率更低

如此困境,若再遇到工作時間開始不一致的情況,語音對話這類同步對話的方式就越不適合。所以透過文字溝通的非同步對話就顯得重要。但身邊的夥伴,也礙於過往習慣用對話的溝通方式,在文字溝通上會需要點指引,所以我就想起前公司 CrBoy 曾在 Wiki 寫的〈工作流程指南〉是一份還不錯的文件,於是再近一步編寫成為本篇文章。

指南

本文件提供透過 Slack 進行文字對話的溝通指南給大家參考,以下是建議而非規範。
意思是你還是可以不遵循(也許迫於現實),但是照建議做可能會讓溝通更佳流暢。

文字和語音

  • 不緊急的事情,用文字留言在頻道上,會比起直接到語音頻道打斷他人的對話或專注狀態要好。
  • 若是文字討論出現困難,直接邀請大家改用語音對話,會比繼續用文字討論好。

資訊透明

  • Slack channels 是主要的通訊管道。公事儘量都在 Slack 的「頻道」中講,若有必要可私訊講。
  • 任何語音對話結束後,將有需要讓其他人知道的事發到 Slack,把資訊擴散出去。

文字陳述

  • 在描述一件事或問題,先在前幾句破題、結論,會比先講冗長的脈絡好。
  • 在描述時,應先提供事實,再提供觀點與假設。
  • 若描述的事情是自己的假設,應該明確指出這件事。

開啟話題

  • 要開啟一個話題,在頻道發言,會比私訊討論好。
  • 若是敘述很長時,將細節補充在 Thread 裏,會比起整篇都打在本文好。
  • 在本文或 Thread 中 mention 會需要知道這份資訊的相關夥伴,讓他們能直接收到 Thread 裡有回覆的通知。
  • 提示:mention
    在 slack 使用 @username 可 mention 這個人,讓他收到推播通知。使用 @channel 可以讓整個頻道的人都收到通知,適合強迫大家看某則訊息。使用 @here 會通知現在在線上的人,適合找人幫忙

回覆話題

  • 同個話題,在 Thread 發言,比直接在頻道討論好。
  • Thread 本文偏離的話題,另外在頻道上發言,比繼續在 Thread 討論好。
  • 遇到與自己預期不合的情況,以好奇、詢問、提示為問句,會比質疑好
  • 提示:分享功能
    若發現有留言偏題,可以善用分享功能直接在頻道開新的 Thread。
  • 提示:主動追蹤 Thread
    若想關注這個話題,可以對話題點擊「Get notified about new replies」去追蹤。

協助總結

  • 若話題 Thread 進行了許多討論,為需要這些資訊但沒參與討論的人做總結,比起直接請他們看整個討論串好。
  • 提示:將留言發佈到頻道
    善用勾選「Also send to #channel」,將結論發佈到頻道上讓大家知道。

後話

本篇文章不會是一個最好的指南,但若未來有時間或聽到一些回饋,會再嘗試持續更新。

在寫這邊文章時也懷念起在前公司時,和一群產品開發部門的夥伴,討論各種工作流程的改善方式。當時也透過 Asana 作為一個知識管理工具,裡面存放了許多相關的文件,至今仍成為我不時參考的依據。


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